Teilnehmermanagement – vor, während und nach Ihrem Event (2023)

Online-Registrierung

1. Wertvolle Tools für Ihr Teilnehmermanagement

2. Die Auswahl der richtigen Software für das Teilnehmermanagement

3. Warum Sie ein ganzjähriges Teilnehmermanagement brauchen

4. Ein gutes Teilnehmermanagement hält den Kontakt zu Ihrer Zielgruppe

5. Der richtige Mix macht’s!

Für ein gelungenes, digitales Teilnehmermanagement brauchen Sie den richtigen Mix aus einer Software für die Teilnehmerregistrierung, eine attraktive Event-Website sowie Tools für Ihre Eventvermarktung. Zu letzterem gehören sowohl ein leistungsstarkes Newsletter-Tool, als auch digitale Helfer für Social Media, Ihren Blog und das Design von Marketing-Materialien.

Sabrina Frahm, Kundin von XING Events und Projektleiterin der Social Media Week Hamburg, bestätigt und ergänzt dies für ihr Event wie folgt:

“Das Herzstück unserer Konferenz ist unsere Website, über die wir vom Call-For-Papers über die Administration unseres Programms, des Eventkalenders und unseres Blogs natürlich auch den Ticketverkauf abwickeln. Tatsächlich erfolgent sogar mehr als 90 Prozent des Ticketverkaufs über unsere eigene Website, daher sind für uns Lösungen, die sich direkt einbinden lassen – wie der XING Events Ticketshop – am hilfreichsten. Zudem soll alles möglichst intuitiv und einfach für die Teilnehmer·innen sein. Zusätzlich stecken wir viel Energie in die Pflege unserer Community, und zwar via Newsletter sowie Facebook, Instagram, Twitter & Co. In unserer #SMWHH-XING-Gruppe können sich Teilnehmer·innen und Speaker·innen vernetzen, ihre Teilnahme bestätigen und sich direkt zu Themen der Konferenz austauschen.”

XING Events Tipp:Mehr Zeit fürs Wesentliche – so leicht geht Online-Registrierung

Alles beginnt mit der Analyse und dem Ziel. Überlegen Sie sich vorab, welche Prozesse Sie mit einem Tool für das Teilnehmermanagement abbilden wollen und was das Ziel dieses digitalen Prozesses und das Ihres Events ist. Brauchen Sie eine Anbindung an einen leistungsstarken Konfigurator für Schnittstellen wie Zapier? Wollen Sie die Rechnungslegung automatisieren und unterschiedliche Preise für verschiedene Fristen anbieten? Was auch immer es ist, eine gute Analyse ist das A und O eines Teilnehmermanagements, das zu Ihren Events passt.

Unsere Kundin Sabrina Frahm bestätigt unsere Einschätzung und sagt, stellvertretend für viele andere Veranstalter·innen:

"Zunächst einmal sollte man für sich sehr genau definieren, was man für die bevorstehende Veranstaltung benötigt. Wir haben in den letzten Jahren viel dazugelernt und empfinden inzwischen die Lösungen von XING Events sowohl für uns als auch für die Teilnehmer als echte Arbeitserleichterung."

XING Events Lesetipp: Der Erfolg beim Ticketverkauf bleibt aus – 4 Tipps wie Sie Ihre Online-Registrierung verbessern

Zahlreiche Events finden in einem festen Turnus statt – nicht selten ist dies zweimal oder gar nur einmal pro Jahr. Gehen wir einmal von folgender Zeitplanung aus: Ihre Einladung senden Sie acht bis sechs Wochen vor dem eigentlichen Ereignis an Ihre Zielgruppe. Anschließend folgen noch der ein oder andere Reminder sowie die Bestätigungen und weitere Vorabinformationen. Innerhalb von zwei Wochen nach dem Event selbst erhalten Ihre Teilnehmer·innen im Rahmen der Follow-up-Kommunikation die Möglichkeit zur Evaluation sowie weiteres Infomaterial. Danach bricht die Kommunikation sehr oft komplett ab – bis zur Einladung zur nächsten Veranstaltung.

Das bedeutet: Sie als Veranstalter·in sind damit maximal knapp drei Monate bei Ihren Besucher·innen „auf dem Schirm“. Bei Interessent·innen, die nicht teilnehmen konnten, ist es sogar noch weniger. Aber was passiert in der restlichen Zeit des Jahres? Aus den Augen, aus dem Sinn!? Dies ist leider keine reine Binsenweisheit, sondern trifft gerade in unserer schnelllebigen und von Informationen überfrachteten Zeit ziemlich oft zu.

Was also können Sie tun, um möglichst kontinuierlich bei Ihrer Zielgruppe präsent zu sein? Und das, ohne aufdringlich oder zu werbelastig zu wirken? Schaffen Sie einen Mehrwert für Ihre Besucher·innen. Nur weil das nächste Event erst in ein paar Monaten stattfindet, heißt das vermutlich nicht, dass Sie nichts zu sagen haben – und die Auswahl an Kommunikationskanälen ist vielfältig:

• Blog
• Diskussionsforum
• (Event-)Gruppen
• Downloadbereiche
• Twitter
• Facebook
• Instagram …

… um nur einige aufzuführen. Egal, wofür Sie sich entscheiden, es muss für Ihre Adressat·innen beziehungsweise Ihre Eventbesucher·innen den Anreiz bieten, erneut Ihre Website zu besuchen, Ihren Blog zu lesen oder Ihren E-Mail-Newsletter zu öffnen, Ihnen auf Twitter zu folgen oder Ihrer Gruppe in den sozialen Netzwerken beizutreten.

Vom Interview über Vorabankündigungen zum Event bis hin zu allgemeinen Branchennews – werden Sie kreativ und bleiben Sie interessant für Ihre Adressat·innen. Stellen Sie nicht ausschließlich Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistungen in den Vordergrund. Profilieren Sie sich stattdessen als Kenner der Branche, indem sie über aktuelle Entwicklungen berichten, regelmäßig wertvolle Tipps geben und auch einmal auf Partnerunternehmen und deren Veranstaltungen verweisen. Dies verleiht Ihren Beiträgen eine hohe Glaubwürdigkeit und spiegelt nebenbei ein gewisses Selbstbewusstsein wider.

Veröffentlichen Sie Interviews mit Speaker·innen Ihrer vergangenen Veranstaltungen oder als Vorgeschmack für das kommende Event mit zukünftigen Podiumsteilnehmer·innen.

Diese Kommunikation mit den potenziellen und den tatsächlichen Teilnehmer·innen ist keinesfalls eine Einbahnstraße. So können Sie zum Beispiel im Rahmen Ihrer Planung bei Ihrer Zielgruppe deren Wünsche und Bedürfnisse für Ihre kommende Veranstaltung erfragen. Stellen Sie Thesen zu aktuellen Themen in den Raum und lassen Sie Ihre Adressat·innen darüber diskutieren.

Gruppen und Diskussionsforen bieten zudem Ihren Besucher·innen die Chance, sich untereinander kennen zu lernen und sich zu vernetzen. Last but not least darf es auch einmal ein Thema zum Schmunzeln sein. Kleine Anekdoten aus dem Arbeitsalltag werden als kurze Verschnaufpause im stressigen Alltag von vielen Leser·innen durchaus geschätzt.

Wie wertvoll die Resonanz der Zielgruppe ist, bekräftigt auch Sabrina Frahm, Projektleiterin der Social Media Week Hamburg:

​​”Wir hören sehr genau hin und versuchen, von Jahr zu Jahr auf die sich verändernden Wünsche unserer Teilnehmer·innen einzugehen. Werden zum Beispiel mehr Networking oder interaktive Formate gewünscht, passen wir unser Angebot entsprechend an. Wofür Teilnehmer·innen die #SMWHH seit Jahren schätzen ist, dass der Wissenstransfer im Vordergrund steht. Vielleicht wird bei uns insgesamt etwas weniger gefeiert, die Kopfschmerzen hat man bei uns am Ende der Konferenz dennoch – weil das Wissens-Input-Level das Maximum erreicht hat.”

Antje SchwuchowSenior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen– dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen